Miércoles, 09 Mayo 2018 14:55

La Factura Electrónica: una herramienta segura, rápida y eficiente para las compañías

Escrito por Dinero
La Factura Electrónica: una herramienta segura, rápida y eficiente para las compañías Cortesía

Cada día las organizaciones enfrentan retos que deben solucionar para satisfacer las necesidades de sus clientes y cumplir sus propios objetivos de negocio, apoyarse en herramientas tecnológicas resulta fundamental para aquellas compañías que deseen garantizar la eficiencia en sus operaciones, gestionar los negocios con base en información confiable y minimizar los errores.

En miras de gestionar las áreas financieras, comerciales, de operaciones, industriales, de RR.HH. y nómina o bien las áreas de gestión y de servicio al cliente, las empresas disponen de los Sistemas tipo ERP. “Esta herramienta garantiza la seguridad en la información, rentabiliza la inversión y simplifica las operaciones diarias en los diferentes equipos de trabajo” asegura Luis Caballero, Director General de Softland Centroamérica Norte.

Caballero, quien cuenta con más de 14 años de experiencia en la industria del software de gestión para las empresas de Latinoamérica, nos ofrece detalles sobre la facturación electrónica, el proceso para generarla y los beneficios que ofrece.

¿Qué es la factura electrónica?

Al igual que la factura tradicional en papel, “la factura electrónica es un documento que respalda una transacción de venta para fines comerciales y tributarios. La diferencia está en que la factura electrónica es generada, expresada, trasmitida y almacenada en un formato electrónico”.

¿Qué forma tiene lafactura electrónica?

Según Caballero, un aspecto importante es el formato que usa la factura electrónica y su diferencia con la representación gráfica.

La factura electrónica, en los países de Latinoamérica en los cuales se ha implementado, tiene un formato particular llamado XML (siglas de eXtensible Markup Lenguaje). El mismo facilita la trasmisión y la lectura estándar de las facturas desde diferentes sistemas informáticos. Este formato no está diseñado para ser interpretado por personas.

Caballero destaca las ventajas que ofrece la Facturación Electrónica para las empresas en El Salvador:

  • Mejora en los procesos: al utilizarse procedimientos electrónicos para la emisión, trasmisión y almacenamiento de las facturas, se eliminan los procesos físicos equivalentes, que suelen ser menos eficientes. El tiempo de impresión, particularmente importante cuando se tienen que imprimir varias copias o volúmenes grandes, se transforma en un proceso de pocos segundos. El traslado y almacenamiento de las facturas se torna innecesario y los procesos de búsqueda son mucho más fáciles y rápidos. Incluso procesos como la cobranza, se mejora significativamente, por la recepción más rápida de los documentos de parte de los clientes y la facilidad para conciliar información.
  • Disminución de gastos e impacto ambiental: los documentos electrónicos significan un ahorro para las empresas en papel, suministros de impresión, costos de transporte y costos de almacenamiento. Estos ahorros se traducen también en un menor impacto al medio ambiente.
  • Mayor eficiencia y trasparencia de la información: al tratarse de registros organizados en bases de datos, el uso de documentos electrónicos optimiza las tareas de búsqueda y análisis de los datos de ventas y de gastos, críticos en las empresas.